1. FUNCIONES AVANZADAS
1. Utilización de nombres en lugar de referencias.
Para facilitar la introducción de fórmulas, y la comprensión
de las mismas una vez escritas, Excel proporciona la utilidad de asignar un
nombre a una celda. Si nos encontramos con la fórmula =B3*C3, deberemos
averiguar qué datos tenemos en esas celdas, mientras que si definimos un nombre
coherente con el contenido de dichas celdas, la misma fórmula puede indicar
claramente cuál es la operación que realiza, como sucede en este ejemplo:
=PrecioVenta*UnidadesVendidas.1
También se puede sustituir un valor por un
nombre. Supongamos que vamos a realizar una factura en la que se aplicará un
descuento: podemos definir el nombre Descuento y (en lugar de asignarle una
referencia a una celda que contenga el valor de dicho descuento) asignarle
directamente el importe del descuento, utilizando a partir de ese momento el
nombre Descuento en las fórmulas.
De la misma forma, para crear una nueva
fórmula es más fácil recordar que el dato que deseamos utilizar es PrecioVenta,
que recordar que se ubicaba en la celda B3, o hacer clic en dicha celda si
hemos de desplazarnos por la hoja.
2.
Macrocomandos.
Cuando repetimos muchas veces la misma tarea sería
interesante “automatizar” dicha tarea de forma que no tuviéramos que repetir
cada vez todos los pasos que la componen. Esta “automatización” es lo que
proporciona Excel mediante los macrocomandos.4
Un macrocomando es una secuencia
de instrucciones en las que se indica a Excel qué tareas debe realizar. Estas
instrucciones, que se guardan en unas hojas especiales denominadas módulos,
están escritas en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones,
pero para crear un macrocomando, al nivel que se pretende en la asignatura, no
es necesario conocer dicho lenguaje, ya que Excel proporciona una grabadora de
macrocomandos para escribir las instrucciones de forma automática: para crear
un macrocomando lo único que tenemos que hacer es indicar a Excel que guarde,
hasta nueva orden, todas las acciones que vamos a realizar.
3.
Macrofunciones.
Una macrofunción es una función definida por el usuario. En
Excel 97, que, al igual que los macrocomandos, se guardan en módulos (recuerda:
un tipo especial de hojas) y han de estar escritas en Visual Basic. A
diferencia de los macrocomandos, crear una macrofunción supone que el usuario
ha de teclear su definición en un módulo.
¿Por qué el usuario va a querer crear
una macrofunción? Por varias razones: porque usa muchas veces una fórmula que
no viene predefinida en Excel; porque es más rápido crear una función y
“llamarla” posteriormente que introducir las mismas operaciones cada vez que
haga falta; porque la hoja de cálculo puede resultar más legible: si tenemos
una macrofunción cuyo nombre es AreaEsfera, no hacen falta más explicaciones
sobre cuál es su cometido.
4. Búsqueda
de objetivos.
Excel ofrece la orden Herramientas, Buscar objetivo para
calcular el valor que debe tomar una variable (en nuestro caso, celda) para que
el resultado final de ciertos cálculos sea el deseado.
5.
Protección.
Una vez creados y almacenados los libros de trabajo puede ser
interesante protegerlos en todo o en parte, impidiendo el acceso a los mismos a
otros usuarios o restringiendo las operaciones de modificación de algunas o
todas las celdas. Mediante el empleo de contraseñas (claves secretas de acceso)
pueden combinarse distintos niveles de protección para el mismo libro de
trabajo. También es posible ocultar hojas completas o algunas zonas de la
misma.
6.
Impresión.
Es frecuente que se desee obtener una copia impresa de la
información contenida en las hojas de cálculo. Para ello se debe contar con una
impresora instalada en el sistema y realizar algunas operaciones básicas de
elección de lo que se desea imprimir, ajuste al tamaño de papel empleado,
control de los cambios de página, etc. Si el sistema cuenta con más de una
impresora instalada, se podrá elegir en cuál de ellas se imprime. En principio,
Excel asumirá que la impresión va dirigida a la impresora “predeterminada”.
Para comprobar si hay alguna impresora instalada, basta con elegir ARCHIVO,
IMPRIMIR. Aparecerá el cuadro de diálogo “Imprimir” en el que se muestra la
impresora seleccionada: Pulsando en la lista desplegable aparecerán todas las
impresoras disponibles, pudiendo cambiar a otra de las instaladas. Además, este
cuadro permite elegir si se quiere imprimir el libro entero, las hojas
seleccionadas o el rango seleccionado, el número de copias, imprimir sólo
algunas páginas, etc.
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